Team Picnic PostNL: Snellere ritten met finance onder controle
Wanneer een wielerteam van wereldklasse groeit, telt elke seconde en elke euro. Voor Team Picnic PostNL was het beheren van een internationale organisatie met verschillende races, renners en regio's een logistieke uitdaging geworden. Achter de schermen moest hun kleine finance team racen om alles bij te houden.
Processen die werkten voor een kleine onderneming, waren niet geschikt voor een WorldTour-wielerteam dat elke maand honderden transacties afhandelt in Europa, Noord-Amerika en daarbuiten.
table-container
Van het opsporen van bonnen naar realtime inzicht
Halverwege 2024 besloot het team het roer om te gooien en Moss te implementeren voor meer structuur, snelheid en automatisering in hun uitgavenbeheer.
“De installatie verliep heel soepel," zegt Thijs Schreijer, die werkzaam is op de afdeling Operations. “We hebben een paar sessies gehad met het onboardingteam van Moss en binnen een paar weken waren de kaarten actief, werden de exports naar onze boekhoudtool gestuurd, en was het team klaar om aan de slag te gaan.”
Voor Niels ten Brinke, Partnership Manager, is Moss bijna van de ene op de andere dag onmisbaar geworden.
quote-solutions-3
Tegenwoordig gebruikt het team de zakelijke kaarten van Moss om de kosten van reizen, racelogistiek en evenementen te dekken. Elke transactie wordt automatisch gesynchroniseerd, waardoor finance in realtime volledig inzicht heeft in de uitgaven.
quote-solutions-1
Efficiëntie die gelijke tred houdt
Met Moss is de tijd die wordt bespaard op handmatige administratie enorm. “De grootste verandering,” legt Schreijer uit, “is de verschuiving in verantwoordelijkheid. Vroeger vergaten mensen soms hun bonnetjes in te leveren. Nu herinnert de app hen daar automatisch aan. En als de betaalbewijzen niet worden geüpload, wordt de kaart geblokkeerd. Het is een eenvoudig maar effectief systeem. Mensen nemen hun verantwoordelijkheid.”
Deze automatisering heeft urenlang toezicht houden vervangen door proactieve controle. “Het is nu zeker nauwkeuriger,” voegt ten Brinke toe. "De kans op fouten is aanzienlijk afgenomen. Vroeger, toen Excel nog als administratietool werd gebruikt, konden er dingen over het hoofd worden gezien. Moss zorgt ervoor dat elke transactie volledig is. Het is sneller en veel overzichtelijker.”
Tijdens een recente reis naar de Verenigde Staten heeft het team hun volledige conferentiebudget rechtstreeks in Moss bijgehouden.
quote-solutions-2
Minder werkdruk en een gelukkiger team
Hoewel financiële efficiëntie het doel was, reiken de voordelen verder. “Iedereen in het team is blij met de overstap naar Moss,” aldus Schreijer. “Het is een opluchting voor zowel het kantoor als de renners.”
Hoewel hun focus nog steeds ligt op het winnen van races, zorgt Moss ervoor dat het bedrijf achter het team met dezelfde precisie werkt als hun renners. “Het gaat niet om het bezuinigen,” voegt ten Brinke toe. “Het gaat om het efficiënter maken van de bedrijfsvoering. Tijd is geld, en we hebben veel tijd teruggewonnen.”
Wat de toekomst brengt
Nu de financiën onder controle zijn, kijkt Team Picnic PostNL uit naar verdere integratie. Bij de externe accountants van het team komen Moss-gegevens al via CSV-exports hun boekhoudsysteem binnen. Een opzet die financiële data veilig houdt en tegelijkertijd snelle reconciliatie mogelijk maakt.
Naarmate het team groeit, ziet Schreijer Moss als een blijvend onderdeel van hun toolkit. “Verandering is in het begin altijd moeilijk,” zegt hij. “Maar toen we Moss eenmaal gingen gebruiken, besefte iedereen hoe gebruiksvriendelijk het is. Het platform is intuïtief, betrouwbaar en geeft ons controle. Precies wat je nodig hebt als je op WorldTour-niveau opereert.”