Moss schiet Lemontree's overbelaste finance team te hulp

Voordat Moss werd ingevoerd, bezorgde het verwerken van creditcarduitgaven Lemontree veel hoofdbrekens. De moeizame handmatige verwerking van betaalbewijzen en facturen werd nog eens verergerd door de beperkingen van conventionele zakelijke betaalkaarten, waardoor aanzienlijke vertragingen ontstonden bij het ophalen van de juiste gegevens uit het boekhoudsysteem.

Met Moss kon Lemontree alle zakelijke uitgaven op één platform onderbrengen, wat kostbare tijd bespaart en operationele efficiëntie verbetert.

table-container

De uitdaging

Als IT-bureau heeft Lemontree allerlei soorten uitgaven voor klantprojecten, betalingen aan leveranciers en terugbetalingen aan medewerkers. Hun vorige opzet was gebaseerd op een onsamenhangende mix van betaalmethoden voor transacties: creditcards voor sommige, debetkaarten voor andere, en declaratieformulieren voor werknemers.

Aangezien de meeste uitgaven werden gedaan met maar drie kaarten, was reconciliatie een monumentale taak. De maandelijkse verwerking van uitgaven ging gepaard met veel inefficiëntie, waarbij vertragingen in de verwerking van ontbrekende facturen vaak leidden tot onnauwkeurigheden in winst- en verliesrekeningen.

quote-solutions-1

Oplossing

Door over te stappen naar Moss wilde Lemontree controle en zichtbaarheid krijgen over hun uitgaven. Na een snelle implementatie kon het bedrijf individuele kaarten uitgeven voor specifieke projecten, teams en medewerkers. Deze verschuiving verving de versnipperde aanpak door een uniform platform dat was afgestemd op hun uiteenlopende financiële behoeften.

Lemontree kan nu transacties toewijzen aan project- of leveranciersspecifieke kaarten, transacties van verschillende leveranciers verdelen over afzonderlijke kaarten, en eenmalige kaarten uitgeven voor uitgaven van medewerkers.

De integratie van Moss met de belasting- en boekhoudsoftware van Twinfield zorgt voor snelle, nauwkeurige exports en een soepelere maandafsluiting. Na de overstap naar Exact Online in 2025 is de integratie tussen Moss en de belasting- en boekhoudsoftware van Lemontree nog verder verbeterd dankzij Moss’ directe integratie met Exact Online.

quote-solutions-2

Resultaten

De overstap naar Moss gaf het finance team van Lemontree het inzicht en de controle die ze zo hard nodig hadden. Het overzicht is nu verbeterd en de administratie drastisch verminderd.

Moss-kaarten worden nu gebruikt voor het merendeel van de zakelijke uitgaven. En speciale virtuele leverancierskaarten maken het heel makkelijk om leveranciersuitgaven te controleren en standaard boekingsgegevens toe te voegen die nodig zijn voor de financiële administratie.

quote-solutions-3

Uitgaven kunnen worden gecontroleerd en goedgekeurd door relevante managers of rechtstreeks door het finance team. Extra ogen op elke transactie zorgen ervoor dat het bedrijfsgeld alleen daar terechtkomt waar het nodig is en aanpasbare kaartbudgets beschermen tegen overbesteding.

Het grote aantal facturen en betaalbewijzen is geen probleem meer omdat alles digitaal wordt opgeslagen in Moss. Wanneer medewerkers betalen met een Moss-kaart, scannen ze de bon gewoon met hun smartphone en uploaden ze hem direct naar Moss.

Door uitgavenbeheer te bundelen, administratie te automatiseren en volledig overzicht te bieden, kunnen finance teams zich dankzij Moss weer richten op het toevoegen van echte waarde aan hun bedrijf.