Mit Moss zu einer vollständig digitalen Ausgabenkultur

Ein moderner Ansatz für laufendes Ausgabenmanagement

HO-MA Notstrom ist auf Notstromsysteme und technische Services spezialisiert. In diesem Bereich zählen Präzision, Zuverlässigkeit und schnelle Reaktionszeiten. Mit dem Wachstum des Unternehmens stieg auch die Komplexität im Umgang mit Spesen, Reisekosten und Betriebsausgaben. Besonders herausfordernd war die Steuerung in einer mobilen Organisation mit vielen Technikern im Außendienst.

Als Management Assistant Natascha Guy ins Unternehmen kam, war Moss bereits im Einsatz. Das volle Potenzial der Plattform wurde zu diesem Zeitpunkt jedoch noch nicht ausgeschöpft.

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Inzwischen setzen immer mehr Abteilungen auf Moss, während das Unternehmen parallel weitere Prozesse digitalisiert. So steuert HO-MA Notstrom die eigenen Ausgaben heute schneller, einheitlicher und transparenter über die gesamte Organisation hinweg.

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Ein vernetzter, digitaler Workflow für das gesamte Unternehmen

Heute nutzen 45 Mitarbeitende Moss aktiv. Die Plattform führt sämtliche Ausgabenprozesse bei HO-MA an einem zentralen Ort zusammen.

• Firmenkarten für alle relevanten Mitarbeitenden
• Digitale Erstattungen
• Automatische Erinnerungen bei fehlenden Belegen
• Verwaltung von Tagespauschalen direkt in der Moss App
• Täglicher Upload und Verarbeitung von Rechnungen

Da HO-MA bereits mit weiteren digitalen Workflows arbeitet, fügt sich Moss nahtlos in die bestehende Struktur ein. Die Plattform schafft mehr Transparenz und Kontrolle, ohne bewährte Arbeitsweisen zu verändern.

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Mobile Ausgabenprozesse für den Außendienst

Die Servicetechniker von HO-MA sind überwiegend im Außendienst unterwegs. Sie arbeiten direkt bei Kundinnen und Kunden und warten Stromsysteme. Dementsprechend müssen sie in der Lage sein, ihre Ausgaben und Tagespauschalen auch unterwegs einfach erfassen zu können.

Heute nutzt jeder Servicetechniker die Moss App auf dem iPhone, um Ausgaben zu tracken. Papierformulare, manuelle Dateneingaben und handgeschriebene Tagespauschalen gehören der Vergangenheit an.

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Ein System, das Zeit spart und Fehler vermeidet

Moss ist zum zentralen Dreh- und Angelpunkt für HO-MAs Ausgabenmanagement geworden. Natascha verwaltet Rechnungen, Nutzer, Erstattungen und fehlende Belege direkt in der Plattform und sieht sämtliche Informationen auf einen Blick.

Für das Financeteam bedeutet das vor allem eines: weniger Zeitaufwand und weniger manuelle Fehler.

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Dank virtueller Karten und mobiler Zahlungen können Mitarbeitende auch unterwegs einfach und flexibel Ausgaben tätigen. Das passt perfekt zur modernen und digitalen Arbeitsweise von HO-MA.

Der Blick nach vorne

HO-MA baut den Einsatz von Moss kontinuierlich weiter aus. Dadurch erschließt das Unternehmen zusätzliche Potenziale, um die eigenen Workflows durch weitere Automatisierungen und künftige Integrationen noch effizienter zu gestalten.

„Wir sind als Unternehmen bereits sehr digital aufgestellt. Moss geht noch einen Schritt weiter und bietet uns Transparenz und Einfachheit in einem Tool“, sagt Natascha.