Schlank aufgestellt: So stärkt Kapten & Son sein Finanzteam
Kapten & Son wurde im Jahr 2014 als studentisches Nebenprojekt gegründet und hat sich zu einer der bekanntesten Lifestyle-Marken Deutschlands entwickelt. Mit seinen Wurzeln im D2C-Bereich und einer schnell wachsenden Wholesale- und B2B-Sparte verkauft das Unternehmen heute Rucksäcke, Uhren, Sonnenbrillen und Bekleidung in über 30 Länder.
Mit dem Wachstum des Unternehmens stieg auch die Komplexität der Finanzprozesse. Ein kleines Team verantwortete Buchhaltung und Controlling über mehrere Gesellschaften und Umsatzquellen hinweg. Kapten & Son brauchte eine Lösung, die Struktur in die Ausgabenprozesse bringt, ohne zusätzliche Mitarbeiter einzustellen.
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Die Herausforderung
Die Finanzabteilung von Kapten & Son ist bewusst schlank aufgestellt: drei Personen in der Buchhaltung, drei Personen im Controlling, ein Head of Finance und ein externer Steuerberater. Zwar arbeitete das Team agil und effizient, musste sich aber mit einem zunehmend fragmentierten Tool-Stack aus DATEV, LucaNet, Candis, Agicap und weiteren behelfen.
Manuelle Übergaben zwischen Tools, uneinheitliche Workflows und unklare Freigabepfade führten bei Kapten & Son zu Ineffizienzen, die sich nur schwer skalieren ließen.
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Die größte Engstelle waren jedoch die Kreditkarten. Da nur wenige Karten teamübergreifend im Einsatz waren, führten das Sammeln von Belegen und die Zuordnung von Ausgaben zu einem unnötigen Hin und Her. Die Rechnungsverwaltung lief vor allem aufgrund sehr komplexer Freigabeprozesse über Candis.
Langfristig war jedoch das Ziel, eine einzige Lösung für die Verwaltung von Kreditkarten, Rechnungen und Reisekosten zu nutzen. Dank der kontinuierlichen Weiterentwicklung des Rechnungstools kann das Unternehmen inzwischen komplexe und individuell angepasste Freigabeprozesse umsetzen, die genau auf die eigenen Bedürfnisse zugeschnitten sind.
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Die Lösung
In erster Linie führte Kapten & Son Moss ein, um das Chaos rund um ihre Kreditkarten und Reisekosten in den Griff zu bekommen. Mit speziellen virtuellen und physischen Karten für jeden Nutzer, einer klaren Zuordnung der Kostenstelle und automatisiertem Belegabgleich erleichterte Moss den Mitarbeitern die Verwaltung ihrer eigenen Ausgaben und gab der Finanzabteilung mehr Vertrauen in die Daten.
Die intuitive Benutzeroberfläche und die starke Texterkennung (OCR) ermöglichten es dem Finanzteam, sich stärker auf Analysen zu konzentrieren, statt Kollegen hinterherzulaufen.
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Durch die Zeitersparnis kann Kapten & Son Moss-Daten nahtlos in die eigene Buchhaltung integrieren und Ressourcen auf strategischere Initiativen verlagern.
Ergebnisse
Vier Jahre später hat sich die Unternehmenskultur grundlegend verändert. Die Finanzabteilung ist nun ein Wegbereiter und kein Engpass mehr. Mitarbeiter aus allen Abteilungen können ihre Ausgaben jetzt eigenständig verwalten, mit minimalem Aufwand für das Finanzteam.
Optimierte Prozesse fördern eine größere Verantwortlichkeit innerhalb der Teams. Mitarbeiter können ihre Ausgaben eigenständig innerhalb festgelegter Budgets verwalten und stärken so Vertrauen und Eigenständigkeit bei Kapten & Son.
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Aufseiten des Finanzteams sorgt Moss für enorme Zeitersparnisse, indem Aufgaben mit geringem Mehrwert automatisiert werden. Der interne Aufwand beschränkt sich heute fast nur noch auf die Prüfung und Kontrolle, statt auf Datenfreigabe und Belegerfassung.
Moss ist zu einem zentralen Bestandteil des skalierbaren Finanz-Setups von Kapten & Son geworden und ermöglicht es dem Unternehmen, zunehmende Komplexität zu meistern, ohne das Team vergrößern zu müssen.